Verder met het volgende onderwerp. Niet één van mijn favorieten, want het gaat over Twitter. Weer een ander informatiekanaal erbij. Je vraagt je langzamerhand wel af hoe mensen een en ander allemaal kunnen bijhouden. Vandaar wellicht dat we nu gaan 'microbloggen' over wat je op een bepaald moment aan het doen bent. Korte berichtjes dat wel, maar dan wel een stortvloed... Ik heb al moeite om alle informatie die via email binnenkomt te verwerken (nog afgezien van blogs van anderen volgen, of feeds bekijken, enz.), laat staan dat ik ook nog moet bijhouden wat andere mensen op een bepaald moment aan het doen zijn. Vaak is dat ook niet erg interessant en wordt er maar wat geleuterd (sorry voor de qualificatie, maar ik kan er niet veel meer van maken). Ik heb al een tijdje een Twitteraccount, gewoon om kennis te maken met het medium, maar werd en word er niet vrolijk van. Heb nog geen 'tweet' de virtuele wereld in gestuurd, maar wordt wel al gevolgd door enkelen. Volg zelf wat anderen, maar vergeet vaak te lezen wat ze allemaal met anderen delen, laat staan dat ik er op reageer.
Ik heb het gevoel dat deze wijze van communiceren nog meer maakt dat alles erg vluchtig wordt en dat mensen nauwelijks meer tijd hebben of nemen om te reflecteren (op wat ze doen). Zoals in de presentatie: het is als een kroeg, gezellig (misschien) en met een kakofonie van 'geluiden'/berichtjes, maar nou niet het toppunt van 'diepzinnigheid' of bedachtzaamheid. Er is een voortdurend verwachting dat je jezelf laat horen of zien, terwijl ik die behoefte helemaal niet heb, alleen als ik dat zelf verkies.
Kortom, ik zal ook nu geen tweet de wereld in sturen en dus niet aan de verwachting voldoen... Helaas.

De 'zandbak'

Moet nodig weer eens 23-archiefdingen bijwerken. Nu is het in de zandbak spelen en dat op mijn leeftijd. Heb zoals al in vorige blog gezegd al vaker met wiki's gewerkt, maar het verbaast me toch elke weer hoe verschillend ze qua werking en mogelijkheden zijn. Vroeg me bijv. af hoe ik nu een plaatje erin kan zetten, maar ondanks verwijzingen naar handleidingen en zo, blijkt dat niet zo maar duidelijk. Uiteindelijk met 'drag and drop' gelukt.... Standaard wiki-fucntionaliteit zou misschien wel handig zijn. Heb hier eigenlijk niet zoveel over te zeggen.

Wiki's zijn erg nuttig in het delen van informatie en ondersteunen van activiteiten indien je op verschillende lokaties zit en moet samenwerken in een project bijv. In Europese projecten als Planets en DPE worden wiki's gebruikt. Het vergt wel enige discipline om dat ook consequent te doen. Ook moet je je afvragen op welk moment je welk hulpmiddel inzet. Is dat een wiki waarop je een document zet of een pagina aanmaakt of een email of een skypegesprek? Het kan allemaal, maar niet iedereen is zich bewust wanneer hij/zij wat gebruikt en dat geldt ook voor mijzelf...
De verschillende wiki's die vermeld staan, kenmerken zich vooral als informatiewiki's, waarbij mensen informatie delen. Dit in tegenstelling tot de projectwiki's waar er een duidelijke relatie ligt met werk dat je doet. Beide kan natuurlijk. Ik weet dat er bij het ministerie van Defensie intern een wiki bestaat waar men discussieert over termen en daarmee al doende een gezamenlijke terminologie (begrippenapparaat) opbouwt. Het lijkt een beetje op de archiefwiki, maar het 'probleem' (als ik het zo mag noemen) daarmee is dat die nogal verouderd over komt (met verwijzing naar Remano bijv., een set eisen die inmiddels niet meer geldig is). Evenmin wordt er een relatie gelegd tot NEN-ISO normen, maar laat ik me niet verleiden tot inhoudelijk commentaar. Het brengt mij wel tot de vraag hoe weet ik nu dat inhoud van een wiki bij de tijd, betrouwbaar en goed is? De grondgedachte is dan misschien dat de kennis van velen maakt dat iets (vanzelf?) betrouwbaar wordt, omdat men elkaar corrigeert, maar je kunt er soms zo je vraagtekens bij zetten... Vooral bij nieuwe ontwikkelingen wil dat nogal eens niet zo zijn. Een redactie van deskundigen kan dan wellicht helpen.
De Cornish wiki kwam mij tamelijk vreemd over, want je ziet alleen hoe je wiki-pagina's maakt, maar je komt niet in/op de wiki, want dan moet je je registreren of een geheim wachtwoord kennen. Werd mij ook niet duidelijk wat doel en opzet ervan zijn.

Tenslotte wordt in de toelichting van 23-archiefdingen gezegd dat "De wiki software houdt automatisch het versiebeheer bij. Je ziet in één oogopslag wat er veranderd is en door wie." Daar kun je ook je vraagtekens bij stellen. Je ziet wel wie wat veranderd heef, maar dat gebeurt op zo'n detailniveau dat je je kunt afvragen wat de waarde ervan is. Of er sprake is van versiebeheer is ook zeer de vraag, want als je een document er opzet dan is het versiebeheer daaraan verbonden (de auteur doet dat) en wordt niet bepaald door de wiki. Kortom wiki's zijn (nog) niet ingericht voor goed records management en de bovenvermelde opmerking zou op z'n minst die nuance moeten aanbrengen.

Je vraagt je soms af, hoe ze soms aan een naam komen. Wat nu delicious (in een woord) heet, was vroeger del.icio.us. Ik heb niet zo snel kunnen achterhalen waar dat voor staat, maar goed. Moet ik 'delicious' interpreteren als 'het neusje van de zalm' van de interessante websites? Het komt er zo ongeveer wel op neer.
Interessant is ook hun blog te lezen, waarin wordt bijgehouden wat er aan vernieuwingen en zo plaats vindt. Geeft een goed inzicht. Je moet nu een Yahoo account maken, waar je vroeger rechtstreeks kon registreren (alweer een account erbij... zucht). Probleem waar ik tegenaan liep is ook dat ik de 'Delicious' knoppen niet kan installeren op mijn computer (geeft foutmelding, echter niet op mijn thuis computer). Da's toch jammer. Moet ik weer aan Tim of ICT vragen of dat alsnog kan. Daarmee wordt de integratie van web 2.0 dingen in je digitale werkomgeving wel belemmerd.
Verder vind ik Delicious wel een nuttig hulpmiddel, al weet ik niet of ik het in de praktijk veel zal gebruiken. Doe ik nu ook niet met Favorieten, maar wie weet want Delicious biedt wel veel meer mogelijkheden... Wat ik mij wel afvraag is, hoe dit zich nu verhoudt met de RSS feeds (al dan niet verzameld via Netvibes), want die verwijzen in feite ook naar allerlei voor jou interessante websites of onderdelen ervan. Wellicht zijn het twee verschillende ingangen op hetzelfde, maar m.i. is dit toch wel iets om over na te denken en te kijken wat in welke situatie nu het meest effectief is? In het ene is het doel vooral te filteren (en 'taggen') wat nuttige informatie bevat, in het andere wordt je op de hoogte gehouden van welke nieuwe informatie is toegevoegd of welke aanpassingen zijn gedaan. Samen een mooie combinatie, maar (nog) niet aan elkaar gerelateerd, tenzij ik iets gemist heb (?).

Gevraagd: mijn visie op web 2.0 in relatie tot het NA... hmm da’s niet even snel gedaan. In de verschillende blogs die ik inmiddels geschreven heb, is al duidelijk geworden dat ik hier en daar zo mijn bedenkingen heb vooral vanuit het standpunt van de organisatie en waar we voor staan: het archiveren, beheren en presenteren van betrouwbare, authentieke, bruikbare en ‘niet gemanipuleerde’ informatie (archiefbescheiden). In deze 23-archiefdingen-cursus maken we kennis met de nieuwe mogelijkheden die ‘het web’ biedt dankzij allerlei nieuwe aardige softwarehulpmiddelen. Het is een volgende stap in onze ervaringen met de digitale en vooral virtuele wereld. Het niet meer tijd- en plaatsgebonden zijn als ook het feit dat je er altijd bij kan dankzij steeds meer geavanceerde mobiele apparaten opent ongekende mogelijkheden waarvan we nog slechts de eerste contouren ontwaren. Wat kan het Nationaal Archief ermee en hoe kan het er zo goed mogelijk gebruik van maken? We verkeren nu nog in een experimenteerstadium met alle voor- en nadelen van dien (zie het ontstaan van interessante blogs, maar ook de consternatie erover in december), maar op wat langere termijn vraagt dit toch een wat systematischer en meer fundamentele aanpak. Het raakt direct aan wat een digitaal NA is. Hoe ga je om met één (!) virtuele, niet tijd- en plaatsgebonden ruimte waar alles direct wereldwijd bereikbaar is (maar wellicht niet altijd direct interpreteerbaar)? Hoe ga je om met de nieuwe directe interactie- en samenwerkingsmogelijkheden met iedereen (als persoon en als organisatie) die toegang heeft tot internet? Hoe ga je om met de gevolgen van dit alles, waarbij bijv. identiteit in eerste instantie minder belangrijk lijkt te zijn en de inhoud voorop staat? Hoe ga je om met het vervagen van grenzen tussen rollen (privé en publiek) en organisaties (vgl. ketenprocessen)? De web 2.0 hulpmiddelen dragen in veel gevallen hiertoe bij, maar spelen in feite hierin slechts een ondergeschikte rol. Uiteindelijk gaat het om wat organisaties willen en hoe ze er mee omgaan. Zonder een onderbouwde visie hebben die hulpmiddelen geen toekomst in het NA.
Op dit moment gebruiken we al web 2.0 hulpmiddelen en niet alleen in 23-archiefdingen. Het gebeurt o.a. in Europese projecten. In het Planets project gebruiken we bijv. al bijna 4 jaar een wiki t.b.v. de onderlinge samenwerking en kennisdeling, overleggen we al via Skype, maken we al podcasts of webcasts van presentaties e.d., in Digital Preservation Europe hebben we al animatiefilmpjes gemaakt die op YouTube staan (Digiteam). In dat laatste project hebben we ook al iets dat met een mooie naam ‘viral marketing’ heet, toegepast met als doel een zo groot mogelijk bereik te verkrijgen. Zie de website van DPE waar links te vinden zijn naar verschillende dingen zoals Facebook, bookmarking tools en Google vertaalprogramma.
In de organisatie zijn er ook voorbeelden, zoals medewerkers die ‘twitter’ gebruiken of die blogs maken (zoals door NA4all en de directeur). Het zijn echter incidentele en individuele voorbeelden van een kleine voorhoede en het is vooral intern. De vraag is welke web 2.0 hulpmiddelen zet je op welk moment en waar in om zo effectief mogelijk te zijn? Tot nu toe heb ik daar nog weinig tot niets over in blogs van collega’s gelezen. Misschien heb ik iets gemist, maar het blijft veelal beperkt tot algemeenheden dat we er iets mee moeten of dat het helpt bij een groter publieksbereik. Het moet ook groeien en er moet intern (meer) discussie ontstaan. We zouden ook moeten kijken hoe en wanneer verschillende tools elkaar kunnen versterken door ze in samenhang te gebruiken en in welke situaties dat juist niet moet.

Er zijn verschillende gezichtspunten in het spel, als privé persoon, als medewerker van het NA, als organisatie, .... De verschillende rollen komen in die nieuwe virtuele wereld bij elkaar en dus ben je 'opeens' alles tegelijk en dat maakt het er niet simpeler op. Je kunt natuurlijk wel zeggen dat iets je persoonlijke opvatting is, maar toch, je blijft wel die medewerker van het NA. Dat vraagt zorgvuldige afweging van wat je schrijft, deelt en laat zien. Als je dan bijv. naar de mogelijkheid van mashups kijkt, kunnen dingen gemakkelijk met elkaar verbonden en geplakt worden met het risico dat alle context verdwijnt en je zowel in gunstige als ongunstige zin kan worden neergezet als organisatie, maar ook als persoon. Bronvermelding is er vaak niet bij. ‘Geen Stijl’ heeft er een handje van dingen nogal eens in het extreme te trekken en uit verband te trekken. En zo zijn er meer risico’s.
Er bestaat vaak het idee dat alles moet kunnen, want dat is nu eenmaal het karakter van internet: open en speelplaats van velen met al dan niet toevallige ontmoetingen en enorme hoeveelheden informatie, rijp en groen, nuttig en nutteloos, waardevol en waardeloos. Toch denk ik dat net als in de samenleving er spelregels nodig zijn, afspraken wat je wel en wat je niet doet. Te midden van die wereld en virtuele samenleving in wording moet ook het NA als instituut zich een plaats verwerven. Dat is de uitdaging waar we voor staan.

Tenslotte komt daar nog bij dat we niet alleen zelf iets moeten, maar ook anderen (overheidsorganisaties) moeten helpen om hun processen en bijbehorende informatiehuishouding goed in te richten. Wat gaan we hen adviseren? Hoe wordt in die nieuwe dynamische wereld van web 2.0 gearchiveerd, zodat we betrouwbaarheid van informatie kunnen waarborgen en nog kunnen reconstrueren wat er gebeurd is (verantwoording afleggen), zeker nu het allemaal steeds verder doordringt via de e-overheid? Belangrijke zaken waarop nog geen goed antwoord bestaat, maar waarbij wel naar ons gekeken wordt voor advies. Ons belang is dan uiteindelijk ook nog dat wat nu geproduceerd wordt aan informatie via web.2.0 door overheidsorganisaties (maar ook private instellingen) voor een deel te bewaren archief is of zou moeten zijn. Hoe gaan we dat archiveren en vervolgens selecteren?

Het zijn allemaal aspecten van een boeiende en dynamische wereld met nieuwe kansen, maar ook bepaalde risico’s. Nu medewerkers via 23-archiefdingen kennis maken met al die nieuwe mogelijkheden biedt dat een goede basis meer doelgericht te experimenteren en meer systematisch te kijken wat werkt en wat niet in het bereiken van onze doelstellingen. Wellicht aan de hand van voorbeelden die anderen geven (zie ook DPE)? Het laatste woord is er in ieder geval nog niet over gezegd…