Alweer iets om te delen. Soms wil ik dat helemaal niet...:) of is het niet zinvol. Nu zijn het de online kantoortoepassingen die daartoe uitnodigen en ondersteuning bieden. In de toelichting wordt er maar meteen bij gezegd dat ze 'erg handig' zijn.... Misschien, denk ik dan en, zoals met zoveel dingen, het hangt ervan af. Niet alles wil je delen of kan gedeeld worden en de vraag is of dit dan de beste manier is. Vertrouwelijke documenten lijken mij hier bijv. niet voor in aanmerking te komen. Bovendien, weet je wel waar de informatie blijft als je het via zo'n online toepassing maakt en opslaat? Daar komen we bij een interessant punt, blijkt ook uit een weblog dat ik onlangs vond (zie http://www.infolawgroup.com/2009/11/articles/cloud-computing-1/legal-implications-of-cloud-computing-part-four-ediscovery-and-digital-evidence// en lees de gehele blog over dit onderwerp op http://www.infolawgroup.com/articles/cloud-computing-1/- inmiddels 5 afleveringen). Hoewel uitgaande van de Amerikaanse situatie, en dan met name het zgn. e-discovery fenomeen in het kader van 'litigation'/rechtszaken, zitten daar enige punten in die tot nadenken stemmen. Dat geldt vanuit het oogpunt van een organisatie, maar ook vanuit juridisch, privacy en archivistisch oogpunt. Je hebt bijv. geen controle over de informatie die je in de ' cloud of wolk' plaatst (je weet vaak helemaal niet waar het is opgeslagen...) en dat is uiterst onwenselijk met het oog op betrouwbaarheid en authenticiteit van informatie of documenten (zie deel 1 over dit onderwerp van de InfoLawGroup).
Een ander aspect dat in de 'jubelende' opdracht als een groot voordeel wordt gezien is: 'Verder kunnen online kantoortoepassingen goed overweg met het importeren van bestaande documenten op je computer en exporteren ze naar allerlei bestandsformaten die je met je gewone kantoorsoftware weer kunt lezen: .doc (Word), .xls (Excel), .pdf (Acrobat) en .ppt (Powerpoint).' Hmm, daar komen we op het terrein van migratie/conversie en inmiddels weten we dat het maar helemaal van de kwaliteit van de migratietools afhangt of de conversie goed gebeurt. Het door het NA gebruikte DIN-font blijkt door verschillende conversietools niet echt begrepen dan wel geïnterpreteerd te worden (bijv. bij conversie naar PDF-A). Kortom mijn advies zou zijn, eerst nagaan welke risico's aan het gebruik van 'cloud-computing' zitten met betrekking tot de informatie die je wilt delen en dat geldt dan het opslaan in de 'wolk', het delen zelf, en het evt. converteren van documenten. In het privé gebruik mag dat misschien allemaal zo'n vaart niet lopen, maar vanuit het standpunt van een organisatie (in ons geval het NA) vraagt het gebruik een zorgvuldige afweging, niet alleen door de gebruiker, maar ook de organisatie (het NA). Op dit moment zijn er geen richtlijnen op dit punt en zeker nu we allemaal via deze cursus kennis maken met al die verschillende web 2.0 mogelijkheden, wordt dat wel steeds meer noodzakelijk. Zie ook de recente ophef over bloggen...